Il processo di Planning: la governance del flusso operativo
Il processo di Planning e Gestione dell’Ordine rappresenta la vera bilancia dell’azienda. È il punto di equilibrio tra due mondi spesso in tensione: da un lato quello commerciale, guidato dalla promessa al cliente e dalla flessibilità; dall’altro quello produttivo, che richiede efficienza, ordine e saturazione ottimale degli impianti. Quando un’offerta si trasforma in ordine, inizia un percorso che non si limita alla semplice registrazione a sistema. Ogni ordine attiva un flusso di attività interdipendenti, dalla verifica della fattibilità tecnica e della disponibilità di fogli di cartone, alla pianificazione delle macchine, fino al coordinamento con logistica e fornitori. Un processo di planning efficace significa garantire puntualità, sostenibilità dei costi e coerenza tra quantità da gestire a magazzino, capacità produttiva interna e aspettative del cliente. In questo senso, la pianificazione diventa una vera disciplina gestionale, non un semplice atto burocratico.
Il Back Office: molto più che un reparto operativo
Troppo spesso il back office commerciale viene percepito come un reparto prettamente esecutivo, un “segretario del cliente” incaricato di inserire ordini a sistema. Nulla di più sbagliato. Nel modello moderno di gestione dell’ordine nel settore del cartone, il back office rappresenta il primo presidio della qualità del flusso informativo. È il punto in cui si traducono le esigenze commerciali in azioni operative coerenti con la capacità produttiva.
Obiettivo del Back Office: stabilire e definire la data di consegna dell’ordine del cliente, tenendo in considerazione vari parametri, come:
- Tempo di approvvigionamento della materia prima
- Tempistiche di produzione
- Tempistiche di spedizione
- Presenza delle attrezzature necessarie
- Saturazione del magazzino
- Saturazione della produzione e carico macchina
Inoltre, il back office è anche responsabile di far rispettare o eventualmente modificare la data di consegna, oltre che delle modifiche dell’ordine e dello stato di avanzamento. Ogni operatore deve possedere una visione chiara di prodotti, dei tempi, disponibilità di materiali, parametri di magazzino e deve saper perfettamente definire la tipologia di ordine da inserire a sistema. Solo così il reparto può garantire che ogni ordine sia fattibile, ottimizzato e integrato con le priorità aziendali. Il back office, quindi, non è solo esecutore, ma parte attiva nel governo del valore: contribuisce all’efficienza, previene conflitti tra reparti e tutela la relazione con il cliente attraverso una comunicazione chiara e univoca.
L’organigramma del reparto Planning
All’interno di una moderna organizzazione industriale nel settore del cartone, il Reparto Planning si colloca al centro della Supply Chain, in posizione trasversale tra le funzioni commerciali e operative.
Un organigramma esemplare include:
- Responsabile planning
- Reparto gestione ordine, che presidia l’inserimento, la validazione e il monitoraggio degli ordini clienti.
- Reparto acquisti e solleciti, garante della disponibilità di materie prime e consumabili.
- Scheduling produzione e pianificazione spedizioni, che traduce il piano in esecuzione e coordina la logistica.
Inoltre, il reparto planning deve sempre essere a stretto contatto con:
- Reparto tecnico-commerciale (preventivazione, progettazione, industrializzazione), custode della conoscenza tecnica e dei parametri di processo.
Questo ecosistema opera con strumenti digitali integrati, come il gestionale ERP, sistemi MES/WMS/TMS e piattaforme “Control Tower” — che assicurano visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento commesse e una gestione proattiva delle urgenze.
Obiettivo della programmazione produzione: rispetto delle date di consegna e ottimizzazione del processo di schedulazione delle commesse, al fine di ottimizzare i set up delle macchine .
Obiettivo della programmazione spedizione: rispetto delle date di consegna ed ottimizzazione delle rotte e della saturazione dei carichi di viaggio.
Obiettivo degli acquisti: acquistare il cartone al miglior prezzo ed assicurare che il fornitore rispetti le tempistiche di consegna.
Gli aspetti fondamentali per un Planning di successo
Affinché il processo di planning funzioni in modo efficace e sostenibile, occorrono alcune condizioni chiave:
- Pianificazione a capacità finita: ogni decisione deve considerare la reale disponibilità di impianti, materiali (fogli di cartone) e risorse umane.
- Allineamento interfunzionale: vendite, produzione, acquisti e logistica devono operare su dati condivisi, attraverso riunioni periodiche e KPI comuni.
- Gestione delle urgenze codificata: le tipologie di ordini di scatole che hanno la priorità devono essere definite e condivise a priori e non devono compromettere l’efficienza complessiva.
- Controllo delle scorte e dei lead time: equilibrio tra disponibilità e rotazione del magazzino, evitando immobilizzi o rotture di stock.
- Digitalizzazione e trasparenza: la pianificazione moderna non può prescindere da strumenti di Business Intelligence e workflow management che rendano tracciabile ogni decisione.
Un aspetto cruciale del planning riguarda la definizione del lotto economico di produzione. Stabilire la dimensione ottimale dei lotti consente di bilanciare i costi di avviamento con quelli di stoccaggio del prodotto finito, evitando accumuli inutili in magazzino. Un lotto ben calibrato permette di mantenere la produzione fluida e continua, garantendo la disponibilità necessaria per soddisfare gli ordini senza generare eccedenze. In questo modo, l’azienda può ridurre i costi di magazzino, aumentare la rotazione e preservare liquidità, mantenendo al contempo elevata l’efficienza produttiva. Il lotto economico deve essere calcolato tenendo in considerazione lo storico del consumo dell’articolo (o la previsione futura dei consumi) e il tempo di consegna della materia prima da parte del fornitore. In sintesi, il planning efficace è quello che converte la complessità in prevedibilità, rendendo visibile ciò che accade e anticipando ciò che potrebbe accadere.
Il ruolo del Direttore Planning
Il Direttore Planning è il garante dell’equilibrio operativo dell’azienda. Coordina reparti diversi — pianificazione, acquisti, back office — e ne armonizza tempi, priorità e risorse.
La sua missione non è solo pianificare, ma governare: creare un flusso coerente di informazioni tra cliente, commerciale e operations; mediare i conflitti tra efficienza e servizio; anticipare criticità di capacità o approvvigionamento.
I KPI tipici sotto la sua responsabilità includono:
- Puntualità delle consegne (On-Time Delivery)
- Saturazione impianti e utilizzo capacità produttiva
- Accuratezza delle previsioni e riduzione dei lead time medi
- Rotazione degli stock e ottimizzazione dei costi logistici
Una delle sfide principali del direttore planning consiste nel far rispettare al cliente (e molte volte anche alla sua stessa azienda, soprattutto al commerciale) le regole definite all’interno del processo di planning (come le tempistiche di stoccaggio massimo a magazzino dei prodotti, oppure il processo di gestione dell’ordine urgente, per fare degli esempi ). È una figura sempre più strategica, che deve unire competenze analitiche, visione sistemica e leadership interfunzionale.
La visione futura del Planning
Il futuro del Planning e della Gestione dell’Ordine sarà sempre più digitale, predittivo e integrato. Le aziende che sapranno evolvere in questa direzione non solo ridurranno inefficienze, ma trasformeranno la pianificazione in un vero vantaggio competitivo.
Le piattaforme di Control Tower, l’integrazione tra ERP e sistemi di esecuzione (MES/WMS), e l’uso di algoritmi predittivi per la gestione delle scorte (basati su logiche di gestione delle scorte definite a priori secondo la strategia aziendale) consentiranno una visibilità in tempo reale su tutto il flusso: dall’inserimento dell’ordine alla consegna finale.
Inoltre, soluzioni di E-kanban permettono l’integrazione di clienti e fornitori con il sistema informativo aziendale: si tratta di semplici soluzioni che possono garantire grandi benefici in termini di livello di servizio e fidelizzazione.
In prospettiva, il Planning Director diventerà sempre più un Chief of Flow: una figura capace di leggere i dati, interpretare le tendenze, guidare le decisioni operative e mantenere la promessa fatta al cliente attraverso una macchina produttiva agile, trasparente e data-driven.
Parola d’ordine: condivisione delle giuste informazioni.
In conclusione, il processo di Planning e Gestione dell’Ordine non è un semplice passaggio amministrativo: è la spina dorsale dell’impresa manifatturiera moderna.
Solo comprendendo che pianificare significa coordinare persone, dati e obiettivi — e non solo “mettere in fila ordini” — l’azienda può garantire efficienza, puntualità e sostenibilità.
La differenza tra pianificare, schedulare ed eseguire è netta: solo pianificando correttamente è possibile eseguire (produzione) in modo efficiente.
In un contesto competitivo come quello del packaging in cartone, il planning è ciò che trasforma un ordine in una promessa mantenuta, garantendo l’efficienza aziendale a tutti i livelli.
