Trocart automatizza le attività commerciali con ArtiosCAD Preventivi & Ordini

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Accelerare la preventivazione è stato essenziale per Trocart, “con ArtiosCAD Preventivi & Ordini abbiamo incrementato significativamente il numero delle offerte”

Trocart b+b

Trocart S.r.l opera nel settore del Packaging, Display e della Stampa Digitale dal 1980, offrendo un servizio di progettazione e realizzazione di soluzioni espositive uniche “chiavi in mano”. Competenze tecniche e creative hanno permesso a Trocart di affiancare alla cartotecnica materiali plastici, MDF, legno, metallo, plexiglass, forex, dibond e qualsiasi altro materiale utile a soddisfare le esigenze del mercato. Nella sede storica di Cinisello Balsamo, vengono creati espositori e qualunque tipo di materiale comunicativo possa esaltare il brand del cliente e l’attenzione del target di riferimento.

Trocart B+B BULLONERIE 25Lungimiranza, innovazione e soprattutto la continua ricerca della soddisfazione del cliente rendono Trocart un’azienda all’avanguardia che si avvale delle più moderne tecnologie di stampa, taglio e fresatura, prestando attenzione all’ambiente.

Trocart si avvale di un evoluto sistema di smaltimento dei materiali per limitare inquinamento e sprechi, utilizza cartone 100% biodegradabile e materie prime riciclate e riciclabili. Anche la fase di stoccaggio e di trasporto viene studiata per limitare al massimo lo spazio e lo spreco.

La filosofia aziendale è quella di utilizzare materiali più riciclabili possibili: inchiostri senza solventi chimici e lampade UV Led per un’essiccatura a basso consumo energetico. Grande attenzione è data anche alla fase di riciclo dei materiali, utilizzando carta a base vergine si evita la plastificazione prediligendo finiture gloss e matt, così da rendere ogni prodotto che viene consegnato al cliente, riciclabile al 100%.

A tu per tu con Diego Castelli e Loris Santolini – Titolari di Trocart S.r.l.

Trocart B+B_2038Com’è cambiato il mercato del packaging in cartone negli ultimi anni?

“Nel corso degli ultimi anni stiamo agendo all’interno di un acceso contesto competitivo, è cambiato il processo di acquisto di packaging e display da parte dei nostri clienti, sempre più organizzati con uffici acquisti interni, le tirature medie si sono abbassate, le richieste di nuovi progetti / preventivi sono aumentate, mentre i tempi di risposta desiderati si sono ridotti. Il servizio, nel senso più ampio del termine, attività commerciale, progettazione, preventivazione, produzione, logistica, è una caratteristica chiave per il successo della nostra azienda. La stampa digitale o meglio la produzione digitale è una forma di manifattura che si sta consolidando, ma essa richiede un riesame dell’intero modo di fare business e intuire dove creare nuovo valore. Assieme a ciò che è stato determinante per la nascita di questo settore, le macchine da stampa e taglio digitali, è chiara la consapevolezza che la produzione digitale non è più l’unico fattore critico di successo per la nostra azienda ma è altresì necessario avere dei software industriali, specifici ed integrati che ci consentano di automatizzare e controllare l’intero processo produttivo, dal brief, dall’ordine al delivery. La trasformazione digitale richiede necessariamente un adeguamento organizzativo ed inserimento di nuove tecnologie, software ed hardware, completamente integrate. I nostri clienti richiedono tempi di risposta sempre più rapidi e qualitativi, compresa la preventivazione”.

Come descrive l’attuale scenario competitivo?

Trocart B+B_1769“Stiamo assistendo a un incremento esponenziale del numero di nuovi progetti richiesti dai nostri clienti, i quali da un lato ci chiedono di velocizzare la progettazione strutturale e accorciare il tempo di risposta, ma dall’altra anche la possibilità di conoscere rapidamente il prezzo del prodotto ideato, sia perché molto spesso deve rientrare all’interno di un budget predefinito, sia perché consegnare il progetto o il campione prima dei competitor non è più sufficiente, deve essere comunicato tempestivamente anche il prezzo di vendita. Trocart produce packaging e display sempre più complessi, composti da più elementi con differenti materie prime e differenti cicli di produzione, per i quali la preventivazione risultava particolarmente complessa, lunga ed onerosa sotto molti punti di vista. Fino a qualche anno fa queste attività venivano gestite con sistemi informatici non integrati, generando molte ridondanze, inserimento dati manuali e rischi di errori, richiedendo una profonda competenza tecnica spesso in carico a poche risorse, stressando la collaborazione tra i reparti tecnici e quelli commerciali. Da questa analisi avevamo intuito che progettare bene e velocemente, non era più sufficiente ma si rendeva necessario anche preventivare e gestire tutti questi processi con altrettanta qualità e tempestività. Una gestione industriale delle attività di Pre Produzione, ovvero di tutte le attività commerciali, di progettazione, di campionatura, di prestampa e soprattutto di preventivazione erano una necessità, nonché una caratteristica chiave per il successo della nostra azienda”.

Quale valore riconosce ad ArtiosCAD Preventivi & Ordini ?

Trocart display“ArtiosCAD Preventivi e ordini ha dato un’accelerazione fortissima all’attività di preventivazione, ha semplificato e ridotto drasticamente il tempo di creazione di un’offerta.Abbiamo potuto aumentare significativamente il numero dei preventivi a parità di risorse umane, rispondendo ai clienti in un tempo decisamente più rapido.Da molto tempo utilizziamo ArtiosCAD per la progettazione strutturale ed il software gestionale Packway. Sfruttando le due competenze distintive di B+B, quella di produttori software gestionale ERP con quella di esperti delle tecnologie CAD/CAM e dell’ufficio tecnico, abbiamo potuto automatizzare la creazione di un preventivo direttamente dal progetto CAD attraverso questo nuovo modulo di ArtiosCAD. La prima grande innovazione è stata ArtiosCAD Canvas, un vero punto di svolta, consentire la progettazione di un prodotto realizzato con più elementi e differenti materie prime in un unico foglio di lavoro, quindi in un unico file. Questa metodologia di progettazione consente di sviluppare un progetto in un unico disegno e poter attribuire delle informazioni come la materia prima, il processo di produzione, il tracciato di fustella per singolo elemento. È stato esteso il Data Base SQL ad un numero di informazioni molto più ampio. Ora contiene dati non solo tecnici ma anche di natura commerciale e finanziaria come le anagrafiche clienti e fornitori, materie prime, centri di lavoro interni, esterni e le attrezzature. In questo modo abbiamo coniugato tutti gli aspetti tecnici con quelli commerciali, consentendo di ottenere una scheda tecnica, un preventivo o un ordine automaticamente da un disegno CAD. La caratteristica altrettanto innovativa è che non vi è aumento di attività per i disegnatori, mentre per i preventivisti il lavoro è stato pressoché automatizzato. Il progetto viene disegnato in ArtiosCAD, dopodiché tutte le informazioni vengono automaticamente trasferite a Packway generando una nuova scheda tecnica. A questo punto il preventivo viene elaborato da Packway sfruttando l’unicità della sua scheda tecnica grafica, in grado di gestire tutte le materie prime e tutte le fasi produttive, sia di articoli semplici, ovvero con una materia prima ed un processo produttivo lineare, sia di articoli complessi composti da più materie prime differenti con formati, rese e processi produttivi differenti”.

Come coordinate tutte le attività di Pre Produzione ? 

“La gestione della Pre Produzione è coordinata dal modulo di Packway denominato Docupoint. L’obiettivo principale è stato quello di utilizzare un sistema informativo in grado di migliorare il servizio e la qualità delle risposte al cliente ed allo stesso tempo di ottimizzare il lavoro per tutte le risorse interne impiegate nelle attività dell’ufficio tecnico e di quello commerciale. Gestire in maniera ordinata quelli che comunemente vengono definiti gli ordini interni, ossia delle richieste dei clienti che non costituiscono effettivamente una commessa ma che sono propedeutiche per ricevere l’ordine. Si intuisce l’importanza strategica di gestire bene tutte queste attività. Inizialmente cercavamo un software per la gestione delle attività commerciali, ma presto ci siamo resi conto che non era sufficiente un classico CRM, in quanto Trocart non offre prodotti a catalogo, bensì ogni volta dobbiamo gestire un nuovo progetto, un abito fatto su misura che deve essere sviluppato sulle specifiche esigenze del cliente. Queste condizioni richiedono necessariamente un dialogo costante e ordinato tra i vari reparti commerciali e tecnici, quindi l’esigenza di coprire tutte queste necessità con un unico software. Attraverso il Pianificatore di Docupoint è possibile avere sotto controllo la situazione di ogni attività, dalla progettazione tecnica alla campionatura, dalla progettazione grafica alla preventivazione. Le persone sono più incoraggiate a collaborare e a inserire le informazioni corrette, prestando più attenzione al processo nella sua interezza. I dati anagrafici, di progetto così come quelli contabili, di logistica, sono fruibili da qualsiasi piattaforma in quanto Docupoint è un sistema Web. In questo modo il commerciale che si trova fuori sede o presso il cliente può avere a disposizione tutte le informazioni necessarie, in tempo reale. Uno dei principali punti di forza di Docupoint inoltre è quello di poter produrre report che si possono visualizzare con Excel o con Microsoft Power BI. Sono informazioni utili per capire quanti progetti vengono elaborati, quante revisioni vengono fatte, quante richieste diventano ordine, analizzandone le motivazioni in maniera analitica. Oltre alla possibilità di creare una scheda tecnica o preventivo direttamente in Packway, la grande innovazione espressa in Packway Pre Produzione è appunto l’integrazione con Docupoint e con ArtiosCAD. È opportuno analizzare le dinamiche sottostanti alle due macro categorie di articoli che richiedono la preventivazione. All’interno della categoria degli articoli semplici consideriamo le scatole americane, fustellate, gli astucci, ovvero tutti i prodotti composti da una materia prima ed un processo produttivo lineare che per la preventivazione non richiedono necessariamente una progettazione tecnica CAD accurata, ma bensì con l’inserimento di poche informazioni quali il tipo scatola, materia prima, dimensioni, trattamenti e quantità è già possibile ottenere il preventivo. Con Docupoint adesso tutto questo è possibile direttamente da un format web quindi realizzabile con qualsiasi dispositivo PC, Mobile o Tablet, dentro e fuori azienda. Nella categoria degli articoli complessi consideriamo le scatole fondo e coperchio, scatole con interno, scatole rivestite o gli espositori, ovvero tutti quei prodotti composti da più materie prime e processi produttivi differenti che per la preventivazione richiedono necessariamente una progettazione tecnica CAD accurata. Con ArtiosCAD Preventivi & Ordini abbiamo automatizzato totalmente questa attività”.

Come si integra ArtiosCAD Preventivi & Ordini con il vostro software gestionale aziendale?

“Trocart in questo contesto è stata agevolata in quanto abbiamo installato tutto il software gestionale Packway nel 2016 pertanto l’integrazione è nativa. Sappiamo però che tutta la suite Packway Pre Produzione, tra cui ArtiosCAD Preventivi & ordini e Docupoint, possono essere installati ed integrati con qualsiasi software gestionale attraverso protocolli standard di mercato API-REST, JSON, XML e TXT. Tutti i moduli di Packway Pre Produzione sono molto semplici da utilizzare e di basso impatto economico. Infatti, sono proposti con una logica di noleggio mensile in relazione al numero degli utilizzatori. Sono stati sviluppati per essere integrati al software gestionale presente in azienda. L’obiettivo dichiarato da B+B è quello di migliorare l’automazione software senza sostituire quanto già in uso, bensì integrare l’attuale infrastruttura con tecnologie industriali che possano diventare un tutt’uno con i propri sistemi”.