DS Smith migliora la gestione di attività commerciali e ufficio tecnico con Docupoint di B+B

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DS Smith è tra i principali player europei nella produzione di packaging e display in cartone ondulato, opera in 37 paesi con un capitale umano di oltre 32.000 persone

La sede DS Smith di Rosà (Vi)

A Rosà in provincia di Vicenza si trova uno degli stabilimenti Italiani dove la collaborazione con B+B è ultra ventennale relativamente al software di progettazione strutturale ArtiosCAD e plotter per campionatura e mini-produzione Kongsberg. Per DS Smith tale relazione si è rivelata strategica, in quanto ha individuato in B+B il partner ideale per lo sviluppo di un software in grado di migliorare le relazioni tra gli uffici commerciali e gli uffici tecnici, grazie alla completa conoscenza delle dinamiche quotidiane dell’ufficio tecnico e alle competenze nello sviluppo di software ERP per il packaging.
L’obiettivo principale è stato quello di inserire un sistema informativo in grado di migliorare il servizio e la qualità delle risposte al cliente e allo stesso tempo di ottimizzare il lavoro per tutte le risorse interne impiegate nelle attività di Pre-Produzione.
Gestire in maniera ordinata quelli che comunemente vengono definiti gli ordini interni, ossia delle richieste espresse dal cliente che non costituiscono effettivamente una commessa ma che sono propedeutiche per ricevere l’ordine dal cliente.
Si intuisce quindi l’importanza strategica di tutte queste attività, in quanto il riuscire a rispettare i tempi di risposta desiderati, proporre una soluzione ideale in base alle aspettative del cliente, ridurre le non conformità, implementare un sistema automatico di comunicazione tra i reparti così come di richiesta impianti stampa – fustella ai fornitori, pianificare le attività di tutte le risorse all’interno di tali uffici attraverso un pianificatore grafico che consente di monitorare in tempo reale il carico di lavoro per la preventivazione, progettazione strutturale, campionatura, progettazione grafica, studio performance delle carte e qualità, consentono una tracciabilità di tutte queste operazioni oltre alla possibilità di effettuare analisi direzionali che aiutano a prendere delle decisioni commerciali e strategiche.
Dal 2015, Ds Smith utilizza Docupoint di B+B come strumento organizzativo per gestire i progetti tra Reparto Commerciale, Ufficio Tecnico, e Ufficio Qualità raddoppiando il numero dei lavori in fase di progettazione e incrementando notevolmente la trasformazione delle richieste in ordini.

 

A tu per tu con Tiziano Tasca, Packaging structural designer presso DS Smith

Che cos’è Docupoint ?

Tiziano Tasca, Packaging structural designer presso DS Smith

“Inizialmente l’obiettivo era quello di adottare un software Crm ma presto ci siamo resi conto che non era sufficiente per noi, in quanto non proponiamo dei prodotti statici alla nostra clientela, non abbiamo un catalogo, anzi per noi ogni volta è un nuovo progetto, un abito sartoriale che deve essere ben cucito sulle specifiche esigenze del cliente.
Queste condizioni richiedono necessariamente un dialogo costante e ordinato tra i vari reparti commerciali e tecnici, quindi l’esigenza di coprire tutte queste necessità con un unico sistema informatico. Per questo motivo abbiamo scelto Docupoint, in quanto oltre a tutte le funzioni classiche di Crm ha in più la gestione dell’ufficio tecnico e la gestione di entrambe queste attività erano esattamente quello che ci serviva.
Sarebbe riduttivo definire Docupoint solo come crm, noi lo chiamiamo ERP della fase di Pre-produzione ovvero un pianificatore e gestore di richieste in tempo reale che ci aiuta a tener traccia di tutte le attività condividendole tra reparti, velocizzando tempi, riducendo errori ed attività non a valore aggiunto”.

 

Quali esigenze specifiche è riuscito a soddisfare Docupoint ?
“Grazie alla sua flessibilità di personalizzazione, abbiamo configurato il software a nostra immagine e somiglianza dandoci la possibilità di gestire ciò che fino a prima veniva elaborato su carta, tramite lunghe e frequenti telefonate o e-mail. Questo spesso conduceva alla perdita di informazioni, comportava il rischio di non elaborare le richieste in modo completo, allungando le tempistiche di evasione delle richieste ed un elevato impiego di ore extra per le risorse interne.
Inoltre, con l’utilizzo di Docupoint si sono ridotti gli attriti tra il reparto commerciale e quello tecnico, è migliorata molto la qualità di relazione tra le persone, responsabilizzando tutte le funzioni coinvolte nei vari progetti e dando visibilità del tempo necessario per svolgere le varie attività richieste. Grazie ad alcune caratteristiche specifiche del software come ad esempio l’inserimento di campi obbligatori, nulla viene lasciato al caso avendo la possibilità di condividere gli stessi dati tra reparti.
Un’esigenza molto sentita inoltre era quella di riorganizzare completamente l’ufficio tecnico.
I commerciali prima dell’adozione di Docupoint non erano a conoscenza della reale mole di lavoro che dovevamo gestire all’interno del reparto progettazione e quindi non sapevano dare con certezza indicazione sui tempi di esecuzione lavori. Attraverso il Pianificatore ora è possibile avere sotto mano la situazione di ogni attività dalla progettazione tecnica alla campionatura, dalla progettazione grafica all’esternalizzazione di lavorazioni fino alla gestione del colore.
In base a delle colorazioni specifiche ogni attività evidenzia il suo stato di avanzamento, se il campione è pronto per essere spedito, se è in attesa di approvazione o di essere preso in carico dall’attività successiva come ad esempio la preventivazione.
Con questa pianificazione ora è possibile capire e gestire le emergenze. Anche per tale motivo è migliorato il rapporto tra reparto vendite e ufficio tecnico che si trovavano spesso in conflitto a causa di ritardi nell’esecuzione dei progetti. Ora entrambi riescono a capire in modo semplice e veloce dove c’è bisogno di supporto e quale fase di attività è maggiormente ostacolata.
Le persone sono più incoraggiate a collaborare e a inserire le informazioni corrette, prestando più attenzione al processo nella sua interezza.
Attraverso il DIP (Dati Interni di Progettazione) la situazione di ogni singolo cliente è raggruppata in un’unica scheda. I dati anagrafici, contabili, logistica, i referenti commerciali e i contatti legati al cliente, il tipo di attività richiesta, la progettazione tecnica, la tipologia di imballo, il tipo di onda, Budget annuale e per singolo lotto, sono tutte informazioni leggibili da qualsiasi piattaforma in quanto Docupoint è un sistema Web.
In questo modo il commerciale che si trova fuori sede o presso il cliente può avere a disposizione tutte le informazioni di ciò che è stato richiesto, la visualizzazione di tutti gli allegati e di tutte le attività svolte per il cliente.
Uno dei principali punti di forza di Docupoint inoltre è quello di poter estrapolare report che si possono visualizzare con Excel o con Power BI di Microsoft. Sono informazioni utili per capire quanti progetti vengono elaborati, quante revisioni vengono fatte, quanti delle richieste diventano ordini, analizzandone le motivazioni in maniera analitica.
Il cliente di oggi è molto più esigente rispetto a quello di ieri e nel mercato vince chi prima sa rispondere in modo completo e in maniera qualitativamente adeguata.
Un’altra caratteristica essenziale di Docupoint è stata la possibilità di integrazione verso il nostro sistema gestionale di gruppo basato su AS400 così come l’integrazione nativa con il software di progettazione ArtiosCAD e WebCenter di Esko.
I commerciali attraverso un link possono scaricare in una cartella apposita i documenti da inviare ai clienti oppure i clienti stessi possono accedere alla cartella trovando le informazioni di cui hanno bisogno”.

 

Quali sono gli elementi alla base della collaborazione tra DS Smith & B+B ?

Da sinistra Tiziano Tasca DS Smith e Davide Dal Col B+B International

“Da molti anni conosciamo bene la B+B, Davide, Andrea e tutto il team. Sappiamo che è una struttura specializzata che conosce perfettamente il business e le problematiche interne che possono derivare da un settore così particolare come quello del packaging.
Quando abbiamo contattato B+B non avevamo un software che svolgesse queste attività, c’erano degli studi in atto con altri sistemi ma a causa della complessità dell’interfaccia utente, della non completezza di dati e della ridotta flessibilità, quei progetti non furono mai avviati.
Avevamo bisogno in breve tempo di qualcosa di molto solido, vestito a pennello sulla nostra organizzazione, sulle nostre esigenze e B+B ci ha proposto Docupoint.
Grazie al team di assistenza di B+B, sappiamo che ogni modifica e richiesta viene presa in carico in tempi veloci, il software è in continua evoluzione e questo ci permette di studiare assieme a B+B, possibili release e miglioramenti continui”.

 

Quali potrebbero essere i possibili sviluppi con Docupoint per DS Smith ?
“Continueremo a lavorare assieme a B+B per rendere Docupoint sempre più ergonomico sulla base delle nostre esigenze e plasmarlo sulle nostre organizzazioni aziendali per poter offrire al cliente un servizio puntuale e di elevata qualità. Ci concentreremo nel supporto delle attività commerciali con l’obiettivo di poter elaborare i preventivi per gli articoli ripetitivi direttamente da Docupoint mentre per quelli complessi sfrutteremo l’innovativa integrazione con ArtiosCAD.
Contestualmente a quanto indicato continueremo nella sua implementazione nei vari stabilimenti del gruppo”.